1. Chi è il titolare del trattamento
Seatalia (seatalia.com) è gestito da [A PREENCHER: denominação social], con numero di identificazione fiscale [A PREENCHER: NIF], con sede in [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]). Siamo il titolare del trattamento dei dati dell'account, dei pagamenti e dell'utilizzo del sito.
Per questioni relative alla privacy, scrivere a privacy@seatalia.com. Per l'assistenza, a support@seatalia.com.
Quando una location, un catering, un planner, un'azienda o un'associazione utilizza Seatalia per organizzare un evento, tale cliente è il titolare del trattamento dei dati degli invitati e noi siamo il suo responsabile del trattamento. Ciò è spiegato nell'accordo sul trattamento dei dati.
2. Il ruolo dell'utente e il nostro
Se si utilizza Seatalia per organizzare un evento proprio o della propria famiglia, come un matrimonio, un battesimo o una comunione, si trattano i dati degli invitati per finalità esclusivamente personali o domestiche, e il GDPR non si applica a tale attività. Si applica a noi, che forniamo gli strumenti, e per questo trattiamo i dati degli invitati con le stesse garanzie di riservatezza.
Se si utilizza Seatalia nell'ambito di un'attività professionale o di un'organizzazione, il titolare del trattamento dei dati degli invitati è l'utente: è necessaria una base giuridica per trattarli, occorre informare gli interessati e inserire solo i dati necessari.
3. Quali dati raccogliamo e perché
Raccogliamo il minimo necessario. Non raccogliamo dati dai social network, dalla posizione né dalla rubrica del telefono.
| Categoria | Dati | Finalità |
|---|---|---|
| Account | Email, nome (facoltativo), lingua, valuta e la scelta sulle email di consigli. Con la sessione conserviamo anche l'indirizzo IP e il browser | Creare l'account, accedere senza password, proteggere l'account e comunicare con l'utente |
| Eventi | Nome, tipo, data, luogo, lingua e numero approssimativo di invitati | Preparare il piano, calcolare la cancellazione automatica e inviare promemoria |
| Invitati | Nome, cognome (facoltativo), nucleo, gruppo, adulto o bambino, piatto, etichette di dieta o allergia e una nota facoltativa. Email e telefono solo se inseriti dall'utente o indicati dall'invitato nell'RSVP | Far sedere gli invitati, generare le esportazioni e i conteggi per il catering |
| Piano | Tavoli, sale, regole di «insieme» e «separati» e le note private delle regole | Distribuzione automatica, avvisi di conflitto ed esportazioni |
| Pagamenti | Piano acquistato, importo, valuta, data e identificativo cliente su Stripe. I dati della carta restano su Stripe e non transitano mai dai nostri server | Dare accesso alle funzioni a pagamento, emettere fatture e adempiere agli obblighi fiscali |
| Pagina QR e RSVP | Conteggi giornalieri di visite e ricerche, senza identificare gli invitati | Mostrare quante volte la pagina è stata aperta e proteggere il servizio da abusi |
| Notifiche ed email | Identificativo del dispositivo per gli avvisi (solo se attivati), preferenze e registro del tipo e dello stato delle email inviate, senza il contenuto | Inviare avvisi ed evitare di inviare lo stesso messaggio due volte |
| Assistenza e feedback | I messaggi che ci vengono inviati e la risposta a «perché non hai acquistato?», se l'utente risponde | Rispondere e migliorare il prodotto |
| Statistiche di utilizzo | Eventi di utilizzo (ad esempio «evento creato») e un identificativo casuale. Mai nomi, email, piatti o diete. Senza consenso, PostHog funziona solo in memoria: non salva nulla sul dispositivo e non riconosce l'utente da una visita all'altra | Capire cosa funziona e cosa no |
| Assistente IA (facoltativo) | Quello che l'utente scrive all'assistente e un riepilogo anonimo del piano, con codici al posto dei nomi (senza email, telefoni, età o note private). Conserviamo solo il numero di messaggi, i token e il costo, mai le conversazioni | Aiutare a creare i tavoli e a distribuire gli invitati, solo se l'utente lo attiva |
| Posizione dell'evento (facoltativa) | Il punto che segni sulla mappa (coordinate, nome e indirizzo) e il testo che scrivi nella ricerca di indirizzi. La ricerca e l'indirizzo di un punto passano dai nostri server fino a OpenStreetMap, senza il tuo account, senza cookie e senza il tuo indirizzo IP, e non conserviamo ciò che cerchi. La mappa di sfondo viene richiesta dal tuo browser a OpenFreeMap, che riceve il tuo indirizzo IP e la zona che stai guardando | Mostrare il punto sulla mappa e dare agli invitati i link per arrivare all'evento, solo se usi «Imposta sulla mappa» e scegli di mostrarlo |
4. Diete e allergie
Le diete e le allergie possono costituire dati relativi alla salute e, nel caso di menu halal o kosher, possono rivelare convinzioni religiose. Sono dati particolarmente protetti dall'articolo 9 del GDPR, e li trattiamo con particolare cura.
Utilizziamo etichette semplici (ad esempio «senza glutine»). La nota sulla dieta è facoltativa e riporta un avviso. Non esiste alcun campo relativo alla religione. Le note sulle diete sono cifrate campo per campo nel database. Non compaiono mai nella pagina QR né nelle statistiche. Arrivano al catering solo se si sceglie di esportare i conteggi.
Se si è un'azienda o un planner, registrare questi dati solo se il catering ne ha bisogno e informare gli invitati.
5. Basi giuridiche
Trattiamo i dati sulla base di:
- Esecuzione del contratto: mantenere l'account, il piano e gli acquisti.
- Obbligo legale: conservare fatture e registri fiscali per il periodo previsto dalla legge.
- Legittimo interesse: sicurezza, prevenzione degli abusi, limiti di richieste, conteggi anonimi della pagina QR, statistiche di prodotto senza cookie (PostHog in memoria) e i promemoria legati all'evento dell'utente, come l'avviso di cancellazione o l'avviso del QR.
- Consenso: statistiche con identificativo salvato sul dispositivo (Google Analytics e PostHog con cookie), email di consigli e novità, notifiche nel browser e, ove applicabile, le diete e le allergie che gli invitati stessi indicano nell'RSVP. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare quanto fatto in precedenza.
- Consenso: l'assistente IA, che riceve dati del piano solo dopo che l'utente ha accettato al primo utilizzo; il consenso può essere ritirato in qualsiasi momento.
6. Le email che inviamo
Le email relative all'account e ai pagamenti (link di accesso, ricevute, avvisi di cancellazione) arrivano sempre. I promemoria legati all'evento e l'unica domanda «perché non hai acquistato?» possono essere disattivati dall'account o tramite il link presente nell'email stessa.
Le email di consigli e novità arrivano solo se si presta il consenso tramite una casella che per impostazione predefinita è disattivata. Ne inviamo al massimo una a settimana e ci si può disiscrivere con un clic. I link di accesso non prevedono il tracciamento delle aperture né dei clic.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati solo per il tempo necessario:
- Eventi con data: cancelliamo gli invitati, le regole, le note, le versioni e la pagina QR 90 giorni dopo la data dell'evento. Avvisiamo via email 30 e 7 giorni prima, con un link per esportare tutto. Resta solo una registrazione minima (evento, data e piano acquistato) ai fini della fatturazione.
- Eventi senza data: cancelliamo dopo 12 mesi di inattività, previo avviso.
- Bozze anonime: restano solo nel browser. Nulla arriva ai nostri server finché il piano non viene salvato con la propria email.
- Pagina QR: per impostazione predefinita smette di funzionare 7 giorni dopo l'evento. Può essere disattivata prima o prorogata fino a 30 giorni.
- Account: fino alla cancellazione da parte dell'utente. Cancellando l'account, cancelliamo tutto ciò che è stato creato, tranne le fatture, che restano per il periodo previsto dalla legge.
- Sessioni: 30 giorni per dispositivo, rinnovati con l'uso. I link di accesso valgono 15 minuti e si usano una sola volta.
- Copie di sicurezza: 30 giorni. Ciò che viene cancellato scompare anche dalle copie di sicurezza al termine di questo periodo.
8. Pagine degli invitati (QR e RSVP)
La pagina «Trova il tuo posto» mostra soltanto il nome e il tavolo (e l'iniziale del cognome, se l'organizzatore la attiva), dopo che l'invitato ha scritto almeno tre lettere del nome, con un massimo di cinque risultati. Non mostra mai cognomi completi, piatti, diete, regole né note, e non elenca mai tutti gli invitati.
Queste pagine non sono indicizzate dai motori di ricerca, non usano cookie di tracciamento né pubblicità e non caricano Google Analytics né PostHog nel browser dell'invitato. Contiamo le visite sul server, senza identificare nessuno. Esistono limiti di richieste per evitare che qualcuno tenti di elencare gli invitati.
Nella pagina RSVP l'invitato può indicare il piatto e le allergie. Prima di ciò, spieghiamo a cosa servono e quando vengono cancellati, e chiediamo il consenso.
11. Trasferimenti al di fuori dell'UE
L'hosting e le copie di sicurezza si trovano nell'UE. Alcuni sub-responsabili, come Google (avvisi e statistiche, quando attivati) e Stripe (pagamenti), possono trattare dati negli Stati Uniti o in altri paesi al di fuori dello Spazio economico europeo. In tali casi richiediamo garanzie adeguate, in particolare le Clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.
Per ricevere una copia di tali garanzie, scrivere a privacy@seatalia.com.
12. I diritti dell'utente
L'utente ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione, e può revocare il consenso in qualsiasi momento. Non adottiamo decisioni con effetti giuridici basate unicamente su un trattamento automatizzato: la distribuzione automatica dei posti è uno strumento che l'utente controlla e può annullare.
La maggior parte di questi diritti può essere esercitata in autonomia, in qualsiasi momento:
- In «Il mio account»: modificare il nome, la lingua e la valuta, e attivare o disattivare le email di consigli.
- Nell'editor, in «Esporta»: scaricare l'elenco degli invitati in CSV, in qualsiasi piano, gratis (portabilità).
- In «I miei eventi»: eliminare un evento, con un clic e una conferma, con effetto immediato.
- In «Il mio account»: eliminare l'account, il che cancella tutto ciò che è stato creato (le fatture restano per il periodo previsto dalla legge).
Per qualsiasi altra richiesta, scrivere a privacy@seatalia.com. Rispondiamo entro un mese al massimo.
Se si è invitati a un evento, Seatalia non ha un account per l'invitato: il titolare del trattamento dei dati è l'organizzatore. È possibile scriverci e inoltreremo la richiesta.
Chi ritiene che i propri dati siano stati trattati in modo scorretto può proporre reclamo all'autorità di controllo ([A PREENCHER: autoridade de controlo, por exemplo a CNPD em Portugal]) o al Garante per la protezione dei dati personali.
13. Brasile: LGPD
Per chi si trova in Brasile si applica anche la Lei Geral de Proteção de Dados (Legge n. 13.709/2018). Trattiamo i dati nei termini qui descritti, e l'utente ha i diritti previsti dall'articolo 18 della LGPD: conferma del trattamento, accesso, correzione, anonimizzazione, blocco o eliminazione, portabilità, informazioni sui soggetti con cui condividiamo i dati e revoca del consenso.
Il contatto per queste richieste è privacy@seatalia.com. È inoltre possibile presentare reclamo all'Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
14. Sicurezza
Proteggiamo i dati con:
- Connessione cifrata (TLS) su tutto il sito e cifratura a riposo su disco e nelle copie di sicurezza.
- Cifratura dedicata, campo per campo, per le note sulle diete e le note delle regole.
- Accesso tramite link monouso, senza password da rubare. Il link viene salvato solo in forma di hash e scade dopo 15 minuti.
- Link di condivisione, della pagina QR e dell'RSVP con codici casuali difficili da indovinare.
- Limiti di richieste per frenare abusi e tentativi di elencare gli invitati.
- Accesso interno limitato. Non consultiamo i dati degli invitati senza una richiesta dell'utente e, quando lo facciamo, ne resta traccia.
15. Minori
Seatalia è destinato ad adulti che organizzano eventi. I dati dei minori che compaiono in un piano (nome ed età o fascia d'età) sono inseriti dall'organizzatore, che ne è responsabile. Non richiediamo dati ai minori.
16. Modifiche alla presente informativa
Se modifichiamo la presente informativa in modo rilevante, lo comunichiamo via email e sul sito prima dell'entrata in vigore della modifica. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima a questa pagina.
17. Contatti
Privacy: privacy@seatalia.com. Assistenza: support@seatalia.com. Indirizzo: [A PREENCHER: denominação social], [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]).