1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke
Seatalia (seatalia.com) wordt beheerd door [A PREENCHER: denominação social], met fiscaal identificatienummer [A PREENCHER: NIF], gevestigd te [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van uw account, de betalingen en het gebruik van de website.
Voor privacyvragen kunt u mailen naar privacy@seatalia.com. Voor ondersteuning: support@seatalia.com.
Wanneer een locatie, cateraar, planner, bedrijf of vereniging Seatalia gebruikt om een evenement te organiseren, is die klant de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de gasten en zijn wij de verwerker. Dit wordt toegelicht in de verwerkersovereenkomst.
2. Uw rol en de onze
Als u Seatalia gebruikt om een eigen evenement of een evenement van uw gezin te organiseren, zoals een bruiloft, een doop of een communie, verwerkt u gegevens van gasten voor uitsluitend persoonlijke of huishoudelijke doeleinden, en is de AVG niet van toepassing op die activiteit. De AVG is wel van toepassing op ons, die de middelen verschaffen, en daarom verwerken wij de gegevens van gasten met dezelfde privacywaarborgen.
Als u Seatalia gebruikt in het kader van een beroepsactiviteit of een organisatie, bent u de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de gasten: u hebt een rechtsgrond nodig om ze te verwerken, u moet hen informeren en u mag alleen de gegevens invoeren die u nodig hebt.
3. Welke gegevens wij verzamelen en waarvoor
Wij verzamelen het minimum dat nodig is. Wij verzamelen geen gegevens van sociale netwerken, geen locatiegegevens en geen contacten van uw telefoon.
| Categorie | Gegevens | Waarvoor |
|---|---|---|
| Account | E-mailadres, naam (optioneel), taal, valuta en uw keuze over tips-e-mails. Met de sessie slaan wij ook het IP-adres en de browser op | Het account aanmaken, inloggen zonder wachtwoord, het account beveiligen en met u communiceren |
| Evenementen | Naam, soort, datum, locatie, taal en het geschatte aantal gasten | De tafelschikking opstellen, de automatische verwijdering berekenen en herinneringen versturen |
| Gasten | Voornaam, achternaam (optioneel), gezelschap, groep, volwassene of kind, gerecht, dieet- of allergielabels en een optionele notitie. E-mailadres en telefoonnummer alleen als u ze invoert of als de gast ze opgeeft bij de RSVP | De gasten plaatsen, de exports en de aantallen voor de catering genereren |
| Tafelschikking | Tafels, zalen, regels voor “bij elkaar” en “uit elkaar” en de privénotities bij de regels | Automatische indeling, waarschuwingen voor conflicten en exports |
| Betalingen | Gekocht pakket, bedrag, valuta, datum en klant-ID bij Stripe. De kaartgegevens blijven bij Stripe en komen nooit via onze servers | Toegang geven tot de betaalde functies, facturen uitgeven en fiscale verplichtingen nakomen |
| QR-pagina en RSVP | Dagelijkse aantallen bezoeken en zoekopdrachten, zonder gasten te identificeren | U laten zien hoe vaak de pagina is geopend en de dienst beschermen tegen misbruik |
| Meldingen en e-mails | Apparaat-ID voor meldingen (alleen als u die inschakelt), voorkeuren en een log van het type en de status van verzonden e-mails, zonder de inhoud | Meldingen versturen en voorkomen dat hetzelfde bericht twee keer wordt verzonden |
| Ondersteuning en feedback | De berichten die u ons stuurt en het antwoord op “Waarom heb je niet gekocht?”, als u antwoordt | U antwoorden en het product verbeteren |
| Gebruiksstatistieken | Gebruiksgebeurtenissen (bijvoorbeeld “evenement aangemaakt”) en een willekeurige identificator. Nooit namen, e-mailadressen, gerechten of diëten. Zonder uw toestemming werkt PostHog alleen in het geheugen: het slaat niets op uw apparaat op en herkent u niet van het ene bezoek aan het volgende | Begrijpen wat werkt en wat niet werkt |
| AI-assistent (optioneel) | Wat u aan de assistent schrijft en een anonieme samenvatting van de tafelschikking, met codes in plaats van namen (zonder e-mailadressen, telefoonnummers, leeftijden of privénotities). Wij bewaren alleen het aantal berichten, de tokens en de kosten, nooit de gesprekken | Helpen bij het aanmaken van tafels en het indelen van gasten, alleen als u de assistent inschakelt |
| Locatie van het evenement (optioneel) | De plek die je op de kaart markeert (coördinaten, naam en adres) en de tekst die je in de adreszoekfunctie typt. De zoekopdracht en het adres van een punt gaan via onze servers naar OpenStreetMap, zonder je account, zonder cookies en zonder je IP-adres, en we bewaren niet wat je zoekt. De achtergrondkaart wordt door je browser opgevraagd bij OpenFreeMap, dat je IP-adres en het gebied dat je bekijkt ontvangt | De plek op de kaart tonen en gasten de links geven om bij het evenement te komen, alleen als je “Op de kaart instellen” gebruikt en ervoor kiest de plek te tonen |
4. Diëten en allergieën
Diëten en allergieën kunnen gezondheidsgegevens zijn en, bij halal- of koosjere menu’s, religieuze overtuigingen onthullen. Het zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens, specifiek beschermd door artikel 9 AVG, en wij verwerken ze met extra zorg.
Wij gebruiken eenvoudige labels (bijvoorbeeld “glutenvrij”). De dieetnotitie is optioneel en wordt vergezeld van een waarschuwing. Er bestaat geen veld voor religie. Dieetnotities worden per veld versleuteld in de database. Ze verschijnen nooit op de QR-pagina of in de statistieken. Ze bereiken de catering alleen als u ervoor kiest de aantallen te exporteren.
Als u een bedrijf of een planner bent, registreer deze gegevens dan alleen als de catering ze nodig heeft en informeer de gasten.
5. Rechtsgronden
Wij verwerken de gegevens op basis van:
- Uitvoering van de overeenkomst: het account, de tafelschikking en de aankopen beheren.
- Wettelijke verplichting: facturen en fiscale registers bewaren gedurende de wettelijk vereiste termijn.
- Gerechtvaardigd belang: beveiliging, misbruikpreventie, limieten op verzoeken, anonieme tellingen van de QR-pagina, productstatistieken zonder cookies (PostHog in het geheugen) en de herinneringen die aan uw evenement zijn gekoppeld, zoals de verwijderwaarschuwing of de QR-waarschuwing.
- Toestemming: statistieken met een op uw apparaat opgeslagen identificator (Google Analytics en PostHog met cookies), e-mails met tips en nieuws, meldingen in de browser en, indien van toepassing, de diëten en allergieën die de gasten zelf opgeven bij de RSVP. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan wat daarvoor is gedaan.
- Toestemming: de AI-assistent, die pas gegevens van de tafelschikking ontvangt nadat u de eerste keer dat u hem gebruikt toestemming hebt gegeven, en waarvoor u uw toestemming op elk moment kunt intrekken.
6. E-mails die wij versturen
De e-mails over uw account en betalingen (inloglink, betalingsbewijzen, verwijderwaarschuwingen) ontvangt u altijd. De herinneringen die aan uw evenement zijn gekoppeld en de eenmalige vraag “Waarom heb je niet gekocht?” kunt u uitschakelen in uw account of via de link in de e-mail zelf.
E-mails met tips en nieuws ontvangt u alleen als u daarvoor toestemming geeft via een vakje dat standaard uitstaat. Wij sturen er maximaal één per week en u kunt zich met één klik afmelden. Inloglinks worden niet gevolgd op openen of klikken.
7. Hoe lang wij de gegevens bewaren
Wij bewaren de gegevens alleen zolang als nodig is:
- Evenementen met een datum: wij verwijderen de gasten, regels, notities, versies en de QR-pagina 90 dagen na de datum van het evenement. Wij waarschuwen u per e-mail 30 en 7 dagen van tevoren, met een link om alles te exporteren. Alleen een minimaal bestand blijft bewaard (evenement, datum en gekocht pakket) voor de facturatie.
- Evenementen zonder datum: wij verwijderen ze na 12 maanden zonder activiteit, na voorafgaande waarschuwing.
- Anonieme concepten: blijven alleen in uw browser staan. Er gaat niets naar onze servers totdat u de tafelschikking opslaat met uw e-mailadres.
- QR-pagina: werkt standaard niet meer 7 dagen na het evenement. U kunt de pagina eerder uitschakelen of de termijn verlengen tot 30 dagen.
- Account: totdat u het verwijdert. Bij het verwijderen van het account verwijderen wij alles wat u hebt aangemaakt, behalve de facturen, die gedurende de wettelijke termijn bewaard blijven.
- Sessies: 30 dagen per apparaat, verlengd bij gebruik. Inloglinks zijn 15 minuten geldig en kunnen maar één keer worden gebruikt.
- Back-ups: 30 dagen. Wat u verwijdert, verdwijnt na die termijn ook uit de back-ups.
8. Pagina’s voor gasten (QR en RSVP)
De pagina “Vind je plek” toont alleen de voornaam en de tafel (en de eerste letter van de achternaam, als de organisator dat inschakelt), nadat de gast minstens drie letters van de naam heeft getypt, met een maximum van vijf resultaten. De pagina toont nooit volledige achternamen, gerechten, diëten, regels of notities, en toont nooit een lijst van alle gasten.
Deze pagina’s worden niet geïndexeerd door zoekmachines, gebruiken geen trackingcookies of advertenties en laden geen Google Analytics of PostHog in de browser van de gast. Wij tellen de bezoeken op de server, zonder iemand te identificeren. Er gelden limieten op verzoeken om te voorkomen dat iemand de gasten probeert op te lijsten.
Op de RSVP-pagina kan de gast het gerecht en allergieën opgeven. Daarvoor leggen wij uit waarvoor ze dienen en wanneer ze worden verwijderd, en vragen wij om toestemming.
11. Doorgiften buiten de EU
Hosting en back-ups bevinden zich in de EU. Sommige verwerkers, zoals Google (meldingen en statistieken, indien ingeschakeld) en Stripe (betalingen), kunnen gegevens verwerken in de Verenigde Staten of in andere landen buiten de Europese Economische Ruimte. In die gevallen eisen wij passende waarborgen, met name de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.
Als u een kopie van die waarborgen wilt, mail dan naar privacy@seatalia.com.
12. Uw rechten
U hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar, en u kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Wij nemen geen besluiten met rechtsgevolgen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd: de automatische indeling van plaatsen is een hulpmiddel dat u zelf beheert en ongedaan kunt maken.
Het meeste kunt u op elk moment zelf doen:
- Onder “Mijn account”: de naam, de taal en de valuta wijzigen, en de tips-e-mails aan- of uitzetten.
- In de editor, onder “Exporteren”: de gastenlijst als CSV downloaden, in elk pakket, gratis (overdraagbaarheid).
- Onder “Mijn evenementen”: een evenement verwijderen, met één klik en een bevestiging, met onmiddellijke werking.
- Onder “Mijn account”: het account verwijderen, waarmee alles wat u hebt aangemaakt wordt verwijderd (facturen blijven bewaard gedurende de wettelijke termijn).
Voor elk ander verzoek kunt u mailen naar privacy@seatalia.com. Wij reageren uiterlijk binnen een maand.
Als u gast bent bij een evenement, heeft Seatalia geen account voor u: de verantwoordelijke voor uw gegevens is de organisator. U kunt ons schrijven en wij sturen het verzoek door.
Als u vindt dat wij uw gegevens verkeerd hebben verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit: [A PREENCHER: autoridade de controlo, por exemplo a CNPD em Portugal].
13. Brazilië: LGPD
Als u zich in Brazilië bevindt, is ook de Lei Geral de Proteção de Dados (wet nr. 13.709/2018) van toepassing. Wij verwerken de gegevens onder dezelfde voorwaarden als hier beschreven, en u hebt de rechten van artikel 18 van de LGPD: bevestiging van de verwerking, inzage, correctie, anonimisering, blokkering of verwijdering, overdraagbaarheid, informatie over met wie wij delen en intrekking van de toestemming.
Het contactadres voor deze verzoeken is privacy@seatalia.com. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
14. Beveiliging
Wij beschermen de gegevens met:
- Versleutelde verbinding (TLS) op de hele website en versleuteling in rust op schijf en in back-ups.
- Eigen versleuteling, per veld, voor dieetnotities en de notities bij regels.
- Inloggen via een inloglink voor eenmalig gebruik, zonder wachtwoord dat gestolen kan worden. De link wordt alleen als hash opgeslagen en verloopt na 15 minuten.
- Deellinks, QR-pagina en RSVP-links met willekeurige codes die moeilijk te raden zijn.
- Limieten op verzoeken om misbruik en pogingen om gasten op te lijsten tegen te gaan.
- Beperkte interne toegang. Wij raadplegen de gegevens van gasten niet zonder een verzoek van u en als wij het toch doen, wordt dat vastgelegd.
15. Kinderen
Seatalia is bedoeld voor volwassenen die evenementen organiseren. De gegevens van kinderen die in een tafelschikking voorkomen (naam en leeftijd of leeftijdscategorie) worden ingevoerd door de organisator, die daarvoor verantwoordelijk is. Wij vragen geen gegevens van kinderen.
16. Wijzigingen in dit beleid
Als wij dit beleid inhoudelijk wijzigen, waarschuwen wij u per e-mail en op de website voordat de wijziging ingaat. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina.
17. Contact
Privacy: privacy@seatalia.com. Ondersteuning: support@seatalia.com. Adres: [A PREENCHER: denominação social], [A PREENCHER: morada da sede] ([A PREENCHER: país da sede]).